A alábbi funkciókból egyszerre több is megvalósítható egyetlen rendszerben. Amennyiben pl. egy ISDN telefonvonalhoz több telefonszám is hozzá van rendelve a rendszer képes mindegyik telefonszámra érkező hívásra válaszolni igény szerint akár más-más módon. Az egyik telefonszámon, pl. a vállalathoz érkező hívásokat irányítjuk, a másikon fogadjuk az ügynökök rendeléseit és a harmadikon FAX bank szolgáltatást biztosítunk.
Az INFOCENTER megoldással a rendszer megfelelő programozásával szinte korlátlan kezelői és szolgáltatói felületek valamint képességek alakíthatók ki, amelyek alkalmasak a meglévő erőforrások optimális kihasználására és a belső munkahelyi folyamatok felgyorsításával az ügyfelek elégedettségének növelésére.
Az INFOCENTER további szolgáltatása, hogy képes egyszerre több nyelven is kezelni a hívásokat. A nyelv kiválasztása történhet a hívó által, vagy az elküldött hívószám alapján akár automatikusan is. A rendszer 14 előre programozott nyelven képes a számokat, időpontot, dátumot és pénzösszeget visszaolvasni. A rendszerben lezajló eseményekről statisztikai adatokat gyűjt, amelyek a későbbiekben elemezhetőek. Széles körű tájékoztatást nyújt az ügyfelek telefonálási szokásairól, az igények típusáról és eloszlásáról. Egyedi igényhez igazodó megoldások alakíthatók ki, amelyekből néhány példát a teljesség igénye nélkül az alábbiakban ismertetünk.
1.2.1. Hangpostafiók, UMS üzenetkezelés
A rendszerrel hangpostafiók nélküli telefon alközpontokat lehet kibővíteni az alközpont átalakítása vagy bővítése nélkül. A nem fogadott vagy átirányított hívásokat az IVR rendszer fogadja és a hangposta adatbázisában tárolja. A rendszerben max. 10000 db hangpostafiókot lehet definiálni, a rögzített üzenetek száma postafiókonként max. 25 db lehet. A tárolt üzeneteket az alközponthoz csatlakozó mellékekről néhány billentyű lenyomásával meghallgathatjuk. Az IVR speciális programozásával elérhetjük, hogy az érkezett üzeneteket távolról is meghallgathatjuk vagy az üzenet szövegét egy előre programozott telefonszám felhívása után beolvassa. A postafiók használata hasonló a mobil telefonoknál használt módszerhez. A bejelentkező szöveg módosítható, a beérkezett üzenetek között előrehátra lehet keresni, vagy törölni. Amennyiben az IVR olyan számítógép hálózathoz csatlakozik, amely rendelkezik szabványos levelezőrendszerrel, képes a beérkezett hangüzeneteket elektronikus levélben csatolt hangállomány formátumban továbbítani (UMS, Unified Messaging System) vagy figyelmeztető levelet küldeni a hangüzenet érkezéséről. Lehetőség van csoportos üzenetküldésre is. Ezzel, pl. egy csoport tagjai részére csak egy üzenet felvételére és küldésre van szükség, a rendszer minden csoporttag részére továbbítja az üzenetet. Az üzenet küldője nyomon követheti, hogy az üzenetet mikor olvasta el a címzett.
1.2.2. Hívásirányítás
A beérkező hívást az IVR fogadja, majd felkínálja a hívónak a választási lehetőségeket (pl. a vállalkozás/intézmény melyik egységével kíván kapcsolatba kerülni akár név szerint is, ügyfélszolgálat, pénzügy, értékesítés stb.). Az ügyfél választása szerint kapcsolja a hívást a megfelelő szervezeti egységhez. Az IVR programozásának megfelelően a szervezeti egység dolgozóit próbálja hívni meghatározott sorrendben, vélet-lenszerűen, vagy terhelésfüggő elosztásban. A hívás irányítása napszaktól és naptári naptól függően változhat (pl. péntek délutántól hétfő reggelig minden hívást az ügyeleteshez kapcsol, ebédidőben a hívásokat a titkárságra kapcsolja stb.). Előre programozott naptárat használ, kezeli az országonként változó munkaszüneti napokat is. A megoldás előnye, hogy költözés esetén sem kell az ügyfeleknek újra megtanulniuk az új mellékeket, a rendszer rugalmasan követi a változásokat.
1.2.3. Információs bank, ügyfél tájékoztatás
A hanginformációk az IVR belső adatbázisában vannak tárolva. Az egyes hanginformációk egy tetszőleges kiterjedésű fastruktúra meghatározott pontjain hangzanak el. A fastruktúra ágain történő továbblépést a hívó fél a telefonkészüléke nyomógombjaival tudja vezérelni. Amennyiben a hanginformációk megfelelő struktúrába vannak rendezve a hívó néhány gomb megnyomásával hozzájut a kívánt információhoz. Lehetőség van arra, hogy dátumtól, időtől vagy akár a hívó fél azonosítójának (pl. PIN kód, hívószám stb.) függvényében más és más információ hangozzék el. Az információ lehet, akár pl. egy egészségügyi intézmény területén a gyermek szakrendelések várakozási idejében a gyermekek részére -mobil DECT rendszeren keresztül- nyújtott MESEMONDÓ SZOLGÁLAT vagy egy szerviz szolgáltatás aktuális státuszára vonatkozó tájékoztató szöveg.
Lehetőség van egy rendszeren belül csoportos hangüzenet küldésére úgy, hogy az egyes csoportok tagjai között átfedés is lehet. Az üzenetet egyszer kell elhelyezni, és valamennyi csoporttag automatikusan megkapja. A csoportos üzenetküldés különösen hasznos lehet, pl. egy oktatási intézmény kollégiumában lakó tanulók és a különböző szaktanárok közötti rugalmas kapcsolattartás biztosítása szempontjából.
1.2.4. FAX bank, Fax on Demand
A FAX bank funkció teljesen hasonló az információs bankhoz azzal a különbséggel, hogy a fastruktúra ágain nem hangüzenet kerül továbbításra, hanem a rendszer felkéri a hívót, hogy állítsa a fax készülékét vételi állásba. Ezután az IVR az előre rögzített faxüzenetet elküldi a hívó részére. Ezzel a megoldással képi információt, árlistát vagy egyéb írásos nagytömegű információt lehet a hívóhoz eljuttatni. Arra is van lehetőség, hogy a hívó által megadott telefax számra küldje el az IVR a faxüzenetet (pl. a hívó fél útközben hazafelé mobiltelefonján az otthoni faxra kéri elküldeni az aktuális moziműsort, és amikor hazaér csak választania kell). A telefax üzenet küldésének költségei ilyen esetben az üzenet küldőjét terheli. A Fax on Demand funkció megvalósításához az alközpont és az INFOCENTER között analóg illesztő felület szükséges, a szolgáltatás EDSS1 S0 porton jelenleg nem valósítható meg. Az opció fejlesztése folyamatban van.
1.2.5. Rendelésfelvétel
Rendelésfelvételnél általában az IVR először felkéri a hívót, hogy azonosítsa magát. Ez történhet ügyfélkóddal, jelszóval, vagy pl. a hívó telefonszámának azonosításával (amennyiben a hívó ezt engedélyezte). Ezután valamilyen számkombinációval ki kell választani a rendelni kívánt árút vagy szolgáltatást. Ez lehet egy cikkszám, az árú vonalkódja esetleg egy előre kiadott számozott étlapról egy étel vagy ital sorszáma, vagy egy tetszőleges egyedi számkombináció. A következő lépésben az IVR visszaolvassa a kiválasztott árút, majd a mennyiségi információk bevitelére kéri fel a hívót. Az első lépések többszöri ismétlésével komplett rendelés rögzíthető. Az ügyfél szállítási címét és az egyéb nem számszerűsíthető paramétereit az ügyfélkód kiadása előtt az adatbázisban kell rögzíteni. Ezzel a módszerrel, pl. mozijegy vagy szállodai szobafoglalás is megvalósítható.
1.2.6. Adatrögzítés, mérőóra leolvasás
Az első lépés ebben az esetben is az ügyfél azonosítása. Ezután az adat kiválasztása majd az adatérték megadása következik. Az előbbi lépések ismétlésével a teljes adatrekord feltöltése megtörténhet. Az IVR a bevitt adatokat képes szintetikus beszédgenerálással visszaolvasni ezért rögzítés előtt lehetőség van a feltöltött rekord meghallgatására. Ezzel elérhető, hogy csak ellenőrzött és hibátlan adat kerüljön az adatbázisba. A rögzített adat tartalma lehet, pl. a fogyasztói szám, mérőóra gyári száma és aktuális állása stb.
1.2.7. Hirdetéskezelés
Az egyik legösszetettebb feladat, amikor telefonos hirdetési funkciót valósítunk meg. Természetesen csak olyan dolgokat lehet egyszerűen hirdetni, amelynek számszerű-síthető vagy viszonylag kevés számú -nem számszerűsíthető de- választható jellemzői vannak. A hívó fél eldöntheti, hogy hirdetést kíván elhelyezni a rendszerben, vagy pedig, már a rendszer adatbázisában lévő hirdetések között kíván keresni. Ilyen hirdetés lehet, pl. lakás, amelynek alapterülete, szobák száma, vételára számadat, és pl. a fűtés típusa kategóriák megadásával választható. A hirdetés kiegészíthető egy rövid élőhangos üzenettel is.
1.2.8. Tananyagfejlesztés, oktatástámogatás
Hasznos segítség lehet, pl. a nyelvtanulásban a telefonon keresztül gyakorolható nyelvi tesztek megvalósítása. A kérdéscsoportok kiválasztása valamint a kérdésekre történő válaszadás a telefonkészülék billentyűzetéről történhet. A kiértékelés automatikusan történik, amelynek eredményéről az oktató tájékoztatást kaphat. Kollégiumi környezetben mellékállomási forgalomban díjmentes gyakorlási lehetőséget biztosít.
1.2.9. E-Titkárnő, időpontfoglalás
Nagy ügyfélforgalommal rendelkező intézményekben jelentős erőforrás szabadítható fel az e-Titkárnő megoldással. Ilyen lehet, pl. az Okmányirodákban, orvosi/fogorvosi rendelőkben, szabadidő központokban, fodrászatban, kozmetikusnál és még sok egyéb szolgáltatói környezetben takaríthatunk meg időt az automatizált ügyfél regisztrációval. Az előre definiálható nyitvatartási időket, ügytípusokat, rendelést végző személyeket, a fogadóórákat, helyszíneket stb. a rendszerbe betáplálva az ügyfelek szabadon foglalhatnak időpontokat az igényelt szolgáltatásokra. Később akár törölhetik vagy módosíthatják is a lefoglalt időpontot. A rendszer meglévő ODBC adatbázisokkal is képes együttműködni pl. egy már üzemelő Internet alapú foglalási rendszerbe integrálva, azt kiegészítve vagy akár önálló rendszerként is telepíthető. Meglévő alközpontok IVR hangmenüjébe is egyszerűen beilleszthető a működése. Igény esetén a rendszer az alközponti berendezéshez hasonlóan kapcsolási funkciókat is képes ellátni (pl. kapcsolás kezelőhöz, ügyintézőhöz, másik irodába, információs rendszerhez stb.).
